Studio Generale: Как коммуницировать идеи?

05.04.2012, 21:05
posted in

В среду состоялась очередная еженедельная сессия Studio Generale, в которой приняли участие три специалиста из ведущей мировой консалтинговой компанииMcKinsey & Company. Если у вас когда-либо возникали трудности с созданием презентаций и с работой в команде, советы от Степана и Ермолая Солженицыных и Владимира Чернявского могут пригодиться.

Первым шагом к разрешению проблемы должно стать описание ее сути. Без четкого обозначения проблемы все может обернуться проведением ненужных исследований и сбором данных, которым невозможно найти применение. Чтобы разрешить проблему, надо использовать структурный подход. Вот 7 условий, которые помогут этого добиться:

 Правильно сформулируйте проблему

— Разделите проблему на более мелкие составляющие

— Выделите приоритеты, т.е. исключите маловажные вопросы, которыми можно будет заняться позднее

— Проанализируйте составляющие проблемы, соберите данные и разработайте детальный план работы

— Выполните критический анализ проблемы

— Соберите и аргументы, сформулируйте выводы

— Подготовьте презентацию плана по разрешению проблемы

Можно применить еще один хороший прием, который называется «лифт-тест». Его задача —  помочь выступающему рассказать о своей идее как можно более ясно за максимально короткое время. Представьте, что вы находитесь в лифте вместе с директором компании, в которой вы хотите работать. Сможете ли вы описать свой проект за 30 секунд? Кажется, что это легко. На самом деле, это не так. Наиболее распространенная ошибка – вдаваться в детали, забывая передать главную идею проекта.

Другой прием, который поможет представить свой проект, называется«коммуникация сверху-вниз». Когда вы представляете завершенную работу или проект, который вы хотели бы реализовать, важно рассказать о нем четко и ясно, концентрируясь на результатах, потому что разрешение проблемы (результат) гораздо важнее, чем процесс. Вы должны определить для себя:

1. Чего вы хотите

2. Почему вы этого хотите: потому что (перечисление по пунткам)

Например:

«Уважаемый Петр, я был вынужден перенести вашу поездку в Лондон на вторник, потому что:

1. Не удалось найти недорогой отель на понедельник

2. Во вторник есть более ранний рейс, так что у вас будете время провести                    совещание

3. Вы не пропустите день рождения вашей жены».

Это правило работает и при подготовке презентаций. Прежде чем приняться за создание слайдов, сформулируйте главную идею и ключевые аргументы:

1. Сформулируйте главную мысль

— Каким вы представляете удачное завершение встречи/совещания?

— В чем заключается основная идея, которую вы хотите донести до аудитории?

— Что вы ожидаете от менеджмента?

2. Продумайте свои аргументы

 Почему вы считаете именно так?

— Что сможет убедить руководство компании?

— Какова будет структура презентации?

3. Подготовьте слайды

— Каким образом вы можете проиллюстрировать свои ключевые аргументы?

4. Подготовьте и отрепетируйте свое выступление

Хороший слайд содержит три уровня информации:

1. Обобщение, синтез информация — название слайда

2. Краткое изложение — параграфы, буллиты

3. Факты — графики, таблицы, цифры

Человек может воспринимать не более 5 буллитов в одной колонке, таким образом, если у вас много пунктов, то их лучше разбить на подгруппы.

И наконец, презентация должна включать в себя цели совещания (встречи, переговоров) и последующие шаги.

При работе в команде важно знать, что каждая  вновь сформированная группа переживает четыре этапа развития:

— Формирование группы (люди ведут себя осторожно, пытаются узнать друг друга)

— «Шторм» (люди спорят, появляются трудности и конфронтация)

— Нормализация рабочего процесса (группа самоорганизовывается, задачи решены, выработаны правила работы)

— Продуктивность (командный дух, уверенность, поддержка, обмен идеями)

Чтобы добиться наиболее эффективной работы, нужно понимать типы личностей, которые входят в группу. В этом может помочь тест, называемый типологией Майерс-Бриггс, который направлен на установление типа личности и определение путей работы с тем или иным человеком. Тест можно пройти здесь.